700.000 Medien und 40.000 Produkte
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VON CHRISTIAN STEIAUF

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 2 2014)

Big Ben, Eiffelturm, Taj Mahal – kaum eine Sehenswürdigkeit, der das international bekannte Unternehmen mit dem blauen Dreieck kein Puzzle gewidmet hat. Ein wichtiges Teil ist bei allen dasselbe: Die Integrationsplattform für Marketing und Publikationsprozesse der DAM Group GmbH aus Markdorf ermöglicht die Verwaltung der zugrunde liegenden Medien und Produktinformationen der Ravensburger AG.

Seit der Einführung des mediacockpits im Jahr 2011 hat sich das Unternehmensarchiv zu einer umfassenden Lösung für Mitarbeiter, Händler, Lizenznehmer und Dienstleister entwickelt. Und mit den Anforderungen an Automatisierungsgrad und Datenintegration ist auch der Stellenwert des Medienportals innerhalb der Publikationsprozesse signifikant gewachsen. Die enge Verzahnung der Komponenten DAM und PIM (mediasuite und mediapim) in Kombination mit automatisierten Publikationsstrecken (InDesign Server, Comet) führen dazu, dass die Produktkommunikation unmittelbar, durchgängig und mit konsistenten Inhalten in allen Medienkanälen erfolgt. Angebunden über eine ReST-API-Schnittstelle sind es Drittsysteme wie Comet und Sharepoint, die für den reibungslosen Austausch sowohl von Medieninhalten als auch produktspezifischen Merkmalen und Beziehungen sorgen.

Die Szenarien in den einzelnen Fachbereichen (Buchverlag, Spieleverlag, jeweils Produktmanagement, Vertrieb und zentrales Marketing) ähneln sich und sind doch so vielseitig wie das Portfolio selbst: Die international und teilweise in Lizenz vertriebenen Produkte (Spiele, Puzzles, Beschäftigungsprodukte und Bücher) werden in verschiedene Ländersortimente und zielgerechte Kommunikationsmaßnahmen unterteilt. Den gesamten Prozess – von der Freigabe der Medien bis hin zur Erstellung und Zusammenstellung der einzelnen Publikationsvarianten – unterstützt dabei ein standardisierter Workflow, der einerseits beteiligte Mitarbeiter über den aktuellen Status und resultierende Aufgabe informiert und andererseits die Verfügbarkeit der Medien entsprechend systemisch steuert. 

Lizenzverstöße, die zum Beispiel durch abgelaufene Nutzungsrechte verursacht werden, oder aber die Veröffentlichung auslaufender Produkte werden dadurch vermieden. Die IT-unterstützte Automatisierung über die einzelnen Prozessschritte verkürzt zudem die Bearbeitungszeiten von Medien- und Stammdaten erheblich.

Zur Vereinfachung der Datenaufnahme und des Datenhandlings wurden eine Reihe von Hotfolder-Logiken und Automatisierungen implementiert, die im Rahmen weiterer Prozessoptimierungen und spezifischer Anforderungen kontinuierlich erweitert werden können. Hierzu gehören vor allem eine intelligente Verschlagwortung basierend auf einer Dateinamenskonvention, die automatisierte Anreicherung der Medien mit Produktstammdaten via API, die Zuweisung der benötigten VkF-Medien (Katalogbilder) an Produkte, eine excelbasierte, voll individualisierbare Exportfunktion für die Bereitstellung an mehr als 20 Händler sowie eine statusbasierte Veröffentlichung und Verfügbarkeitsanzeige von Produkten in Sharepoint.

Bei der effizienten Verwaltung und Bereitstellung von Daten ist eine Kernfunktionalität nach wie vor die Erstellung benutzerdefinierter Medienderivate für die benötigten Publikationskanäle. Das mediacockpit generiert mit entsprechend konfigurierten Konvertern direkt während der Aufnahme von Medienobjekten diverse anwendungsabhängige Formate: Für Sounddateien (Verwaltung aller Sprachvarianten und Geräusche für das audiodigitale Lernsystem tiptoi®) erfolgt die Konvertierung in weboptimierte MP3-Dateien. Videodateien werden in MOV, FLV, MP4, WMV, OGV und MPEG gewandelt, bei gleichzeitiger Anpassung des Seitenverhältnisses (16:9 in 4:3 für die Darstellung im Web). Bilddateien werden in insgesamt 14 verschiedene Bildformate und -größen (JPG, PNG, TIFF) umgerechnet, teilweise mit Farbraumwandlung in CMYK und Beibehaltung von Freistellpfaden im JPG. Aus den Layoutdateien (InDesign-Dokumente) erstellt der Konverter druckfähige und weboptimierte PDF-Dateien, gleichzeitig werden ein E-Paper-Dokument generiert sowie die verlinkten Bilddaten und entsprechenden Referenzierungen innerhalb des Archivs ausgelesen.

Mittlerweile profitieren die unterschiedlichen Anwender (Marketing, Design, Produktmanagement, Vertrieb, Druckereien und Agenturen) von dem vollständig webbasierten, zentralen Medienportal – und das jeder auf seine Weise: Der Produktmanager des Artikels „Scotland Yard“ (das Kultspiel von Ravensburger, ausgezeichnet als Spiel des Jahres im Jahr 1983) möchte beispielsweise wissen, welche Assets im Medienarchiv zur Verfügung stehen. Nach der Suche (Volltext oder explizite Artikelnummernsuche, basierend auf dem leistungsfähigen Suchindex Lucene, der unter anderem auch bei Twitter und Wikipedia zum Einsatz kommt) erhält er eine detaillierte Übersicht über alle verfügbaren Assets und Stammdaten (zum Beispiel TV-Spots, Produktbilder, Herstellungsdaten, Anzeigen, Erklärfilme, Produktinformationen). Die anschließende Sammlung und bedürfnisgerechte Bereitstellung der Informationen und Medien gleicht dann einem Kinderspiel. 

Mit der unmittelbaren Verfügbarkeit und Verteilung der Medieninhalte in die richtigen Vertriebskanäle (Onlinehändler) und unternehmenseigene Kommunikationsportale (Ravensburger Webshop, Intranet) sinkt einerseits der Aufwand manueller Arbeiten und damit verbunden die Anzahl fehlerhafter, nicht aktueller Datensätze. Zum anderen gewinnen dadurch Mitarbeiter wie externe Dienstleister gleichermaßen Zeit für andere Aufgaben und steigern ihre Produktivität.

„Das mediacockpit vereinfacht das Medienhandling zwischen unseren Unternehmensbereichen und Partnern enorm und bietet uns die perfekte Grundlage für automatisierte Publikationen quer durch alle Kommunikationskanäle“, sagt Simon Berger, Projektleiter bei der Ravensburger AG.

Die effiziente Unterstützung bei der alltäglichen Arbeit macht sich nicht zuletzt durch die Verteilung der Applikation auf insgesamt drei Server bezahlt: Gemeinsam mit der IT-Abteilung der Ravensburger AG wurde Mitte 2013 eine geclusterte Umgebung in Betrieb genommen. 

Seitdem werden parallel laufende Systemprozesse wie Medienkonvertierungen, Exporte und Datenbankabfragen um ein Vielfaches schneller ausgeführt. Dafür wurde jeder einzelne Applikationsserver ausreichend mit Arbeitsspeicher und Festplattenkapazität ausgestattet – aktuell erledigt je ein DualCore-Prozessor mit 8 bzw. 16 GByte RAM sämtliche rechenintensiven Aufgaben und verkürzt somit die Bereitstellungszeiten erheblich. An Massenspeicher stellt das interne Rechenzentrum derzeit insgesamt 10 TByte bereit – mit der zusätzlichen Option und mittelfristigen Planung für weitere 10 TByte.

Denn für ein zentrales Medien- und Produktinformationssystem dieser Größenordnung (und Komplexität) gilt – wie für die Passion des Puzzlers – definitiv der Satz des Aristoteles: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“

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SOFTWAREHERSTELLER

Die erfolgreiche Produktlinie mediacockpit unterstützt seit über 15 Jahren werbetreibende Unternehmen im Enterprise DAM/PIM sowie bei automatisierten Publikationen für Print, Web und Mobile. Ein Unternehmen der Bertsch Innovation.

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