Sicheres Navigieren mit DAM, PIM und Database-Publishing 

VON MICHAEL FRITSCH

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 3 2014)

Heutige Marketing- und Vertriebsaktivitäten kommen nicht mehr ohne umfangreiche Kommunikation auf vielen Kanälen aus. Wie steuert man aber durch die zunehmende Datenflut, ohne in Untiefen zu stranden und die wartenden Herausforderungen am Horizont aus den Augen zu verlieren?

Aufzeichnungen strukturiert, logisch und auffindbar abzulegen, ist schon seit Erfindung des Papiers und der bildlichen Festhaltung des Zeitgeschehens eine Aufgabe, mit der sich Menschen beschäftigen müssen. Bis ins 15. Jahrhundert waren dabei die Erstellung und die Konservierung von Dokumenten und Bildern die zentralen Herausforderungen. Nach Erfindung des Buchdrucks nahm zwar die Geschwindigkeit der Duplikat-Erstellung deutlich zu, so dass die Anzahl und vor allem Verfügbarkeit an zu verwaltenden Papieren explosionsartig anstieg. Man war aber noch Jahrhunderte von der heutigen, medialen Welt entfernt, in der immer und überall eine Bild-, Ton-, Text- oder Filmerstellung möglich ist.

Diese Datenflut gilt es einerseits gezielt zu lenken und zu beherrschen. Andererseits stellen sich zusätzliche, neue Herausforderungen in der Marketing- und Vertriebskommunikation, die eine komplexe Vernetzung und Steuerung der eigenen Datenfracht erfordern, will man nicht überladen und auf Sicht fahrend in den lauernden Untiefen stranden.

Seit mehreren Jahren sind für die Frachtraum-Verwaltung sogenannte Digital- oder Media-Asset-Management-Systeme (DAM / MAM) am Markt erhältlich, die den Kapitän und seine Mannschaft bei der schnellen Be- und Entladung im jeweiligen Hafen unterstützen. Assets, wie Bilder, Texte, Videos, Präsentationen oder technische Zeichnungen, können damit schnell gefunden und im Idealfall per Knopfdruck an den Empfänger der Fracht weitergeleitet werden.

Professionelle Lösungen wie die aufwind.mediaStorage bieten die schnelle Ablage und Suche aller Assets sowie auch Automatismen, die menschliches Fehlverhalten bei der Beladung weitgehend vermeiden. Gefundene Medieninhalte werden direkt durch das DAM-System für die Verwendung in Web und Print angepasst, so dass per Knopfdruck ein Bild im richtigen Format auf der Webseite publiziert oder einer Agentur für den Broschüren-Druck bereitgestellt werden kann. Auch wird das Thema Bildrechte berücksichtigt, indem unbekannte Darstellungen einfach online auf mögliche Lizenzvorgaben geprüft werden können.

Mit der reinen Verwaltung des eigenen Frachtraums ist es allerdings längst nicht mehr getan. Von der Brücke aus gut sichtbar, steuern beinahe alle B2C-, aber auch viele B2B-Anbieter auf einen großen Sturm zu. Diesem gilt es mit probaten Mitteln zu begegnen, will man sein Schiff nicht direkt in die Klippen der Ineffizienz und Kostenexplosion treiben. Für einige Unternehmen noch auf dem Radarbildschirm aus der Entfernung zu beobachten, befinden sich viele schon im hohen Wellengang des zunehmenden Kundenbedürfnisses der Individualisierung.

Besonders die deutschen Premium-Hersteller der Automobilindustrie segeln mit der Produktentwicklung schon auf sehr hohen Wellen. Dort begegnet man dem Anspruch der Käufer mit immer mehr verfügbaren Varianten und immer weiter ausgebauten Möglichkeiten der individuellen Konfiguration des Wunschfahrzeuges. Den Windböen der Kosten-Ineffizienz begegnen die Steuermänner der Entwicklung, indem sie auf modulare, mehrfach nutzbare Baukasten-Systeme setzen.

Allerdings fährt dabei die Kunden-Kommunikation bisher nur im Schlepptau hinterher, sieht man von der hellen und bunten Beleuchtung der individuellen, professionalisierten Zielgruppen-Ansprache ab. Ein Blick in das Fahrzeug-Handbuch offenbart dabei die fehlende Individualität am ehesten. Der dicke Wälzer beantwortet zwar alle eventuellen Fragen für jede mögliche Variante, stellt aber auch neue an den unbedarften Nutzer. Welche Beschreibungstexte und Bilder treffen denn auf das eigene motorisierte Fortbewegungsmittel zu?

Bei Handbüchern vielleicht noch akzeptiert, sieht es bei der gezielten, personalisierten Kundenansprache ganz anders aus. Es gilt mit möglichst wenig Aufwand einen hohen Individualisierungsgrad zu erreichen, der potentiellen Kunden genau die Informationen zur Verfügung stellt, für welche sich diese interessieren könnten. Sei es eine individuelle Broschüre mit Produkten, die üblicherweise von dieser Zielgruppe gekauft werden, oder sei es ein persönlich zugeschnittenes PDF-Dokument zu all den Online-Angeboten, die ein Kunde beim Besuch der Website angeschaut hat. Die Möglichkeiten zur Erfüllung des Kundenbedürfnisses sind bereits heute vielfältig – und es wird in Zukunft, durch immer mehr zugängliches Wissen über den einzelnen Kunden, noch deutlich mehr Möglichkeiten geben.

Um die Komplexität dieser individuellen Ansprüche aus Marketing- und Vertriebssicht in kontrollierte Bahnen zu lenken, bietet sich als Basis der Einsatz eines Product-Information-Management-Systems an. Dieses PIM genannte Software-Tool dient dazu, alle Produktinformationen einheitlich und zentral zu verwalten und jedem Abnehmer zur Verfügung zu stellen. Parallel zu ERP- und PLM-Systemen betrieben, stellt PIM einmal gepflegte Informationen automatisch an Online- und Print-Ausgaben zur Verfügung, sodass im Schlepptau hängende Lasten gekappt werden können. Die größte Befreiung stellt dabei sicher dar, die leidige manuelle Mehrfachpflege von Inhalten für Online- und Print-Medien vollständig dem PIM-System überlassen zu können. 

Systeme wie aufwind.pim sind dabei sowohl mit dem Content-Management-System (CMS) wie auch mit allen anderen Tools verknüpft, die Print und Online so durch die hohe See navigieren, dass eine Be- und Entladung in voller Fahrt geschehen kann. Eines dieser nachgelagerten Tools, die individualisierte Dokumentenerstellung zur Kundenansprache überhaupt ermöglichen, ist aufwind.publish. Diese professionelle Database-Publishing-Lösung ist in der Lage, komplette Produktkataloge und Broschüren vollautomatisch zu generieren. Auch erzeugt sie in Echtzeit individuelle Dokumente für den Besucher von Web und App, damit dieser nicht nur mit einem profanen Download von allgemeinen Informationen abgespeist werden muss.

Der Kapitän und die Matrosen können bei der automatisierten Generierung von Dokumenten zwar jederzeit eingreifen, um individuelle Gestaltung zu ermöglichen. Erstes Ziel sollte aber immer sein, manuelle Arbeit zu vermeiden, um auch auf internationaler See elegant durch die Wogen zu gleiten. Zur Abdeckung der Ansprüche an Mehrsprachigkeit empfiehlt sich der Einsatz eines Übersetzungsportals, wie es aufwind.translator darstellt. Dies, um auch wieder eine möglichst effiziente Kontrolle über alle Texte zu behalten, die die angesteuerten Häfen der Welt erfordern. Das als Erweiterung zu aufwind.pim erhältliche Tool ist in der Lage, Text-Änderungen in einer Sprache zu erkennen und Aufgaben für Übersetzungsbüros zu generieren, so dass alle anderen Sprachvarianten möglichst schnell angeglichen werden. Über einen Freigabeprozess, der individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten wird, kann die organisatorische Arbeit rund um Übersetzungen damit getrost der Software überlassen werden.

Verknüpft man diese Tools nun noch mit Datenbanken, die selbstlernend ein breites Wissen über die eigenen Kunden und Zielgruppen aufbauen, lässt sich auch ein Ozeandampfer auf allen Gewässern gezielt und sicher navigieren. Ganz ohne eigene Arbeit wird es zwar auch in Zukunft nicht „Schiff ahoi“ heißen – es gilt vor der großen Fahrt die richtigen Prozesse zu definieren, Software einzuführen und neue Entwicklungen zu pflegen. Das Sonnendeck für kreative Arbeit lässt sich aber wesentlich entspannter besuchen, hat man die richtigen Tools an Bord, mit denen man Stürme sicher meistern kann.

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Die werbeagentur aufwind GmbH beschäftigt über 40 Kreative, Informatiker, Ingenieure und BWL-Spezialisten. Bereits bei der Gründung im Jahr 2002 hat man sich, neben klassischer Werbung und Web-Design, auf die Entwicklung von Software für CMS, DAM, PIM, Publishing und CRM spezialisiert.  

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