DIE HEIMLICHE MACHT

EXKLUSIV AUSGEWÄHLT VON BJÖRN BAYARD
(Veröffentlicht in THE GAZETTE Ausgabe 01 im November 2022)

TGOA x GS1
ONE GLOBAL SYSTEM OF STANDARDS

Defining common rules for global data exchange.

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In diesem Bereich werden aktuelle Themen des globalen Industrie- und Handelsgeflechts von Björn Bayard, Mitglied des Boards of Directors der GS1 GDSN, handverlesen und von unseren Journalisten zu Papier gebracht.

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Liebe Leserinnen, liebe Leser,

ich freue mich, Ihnen Themen aus dem Bereich „Brands & Retail“ präsentieren zu dürfen. Ich hoffe, dass ich ein paar spannende Themen und News ausgewählt habe, und freue mich natürlich über jede Form von Feedback.

Unser Dauerbrenner-Thema ist weiterhin das Management von Produkt-Content. Wobei wir in den letzten Monaten eine deutliche Verschiebung des Fokus beobachtet haben. War in der Vergangenheit die Einführung eines PIM-Systems im Fokus, ist dieser mittlerweile in Richtung Verteilung des Produkt-Contents gewandert. Damit sind Schlagworte wie „Content Syndication“ und „Enhanced Content“ in das Blickfeld gerückt – aber auch die Frage, warum eigentlich so häufig Excel zum Austausch von Produktdaten genutzt wird. Alle drei Themen wollen wir Ihnen im Weiteren etwas näherbringen.

Habe ich da gerade ganz leise die Frage gehört, warum Produktdatenverteilung nicht einfach Teil eines jeden PIM-Projektes ist? Absolut berechtigte Frage! Tatsächlich verspricht das jeder PIM-Hersteller, aber kaum einer liefert da vernünftig ab. Nicht umsonst hat Syndigo (eine Content Syndication-Plattform) einen der drei großen Enterprise PIM-Hersteller (Riversand) übernommen, und auch Productsup hat einen PIM-Hersteller übernommen.

Content Syndication ist offensichtlich aktuell das große Thema. Und da kommt dann ebenfalls GS1 ins Spiel. GS1 standardisiert Prozesse zwischen Industrie und Handel und hat mit dem GDSN das weltweit größte Netzwerk zum Austausch von Produktinformationen zwischen Industrie und Handel etabliert. Seit Dezember 2021 bin ich Teil des Board of Directors des GS1 GDSN.

Und jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß und hoffentlich ein paar interessante Einblicke bei der weiteren Lektüre.

Ihr 
Björn Bayard

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VON OLIVER PÉREZ

DIE HEIMLICHE MACHT

Excel ist die heimliche Macht im Austausch von Produktinformationen und mittlerweile in vielen Unternehmen im Bereich PIM fest etabliert. Während die Gründe dafür vielfältig sind, schafft es gleichzeitig gravierende Nachteile.

 

Excel in Verbindung mit den richtigen Prozessen und einer geeigneten Organisationsstruktur stellt für viele Unternehmen bis heute einen probaten Ersatz für ein PIM-System dar. Tatsächlich ist es mittlerweile sogar so, dass sich Excel im Umfeld von PIM fest etabliert hat – und zwar sowohl als Datenübertragungsformat als auch als Werkzeug zur Pflege von Produktinhalten.

Es gibt kaum einen Händler, der keine Excel-Templates an seine Lieferanten verschickt zur Neulistung von Artikeln. Genauso gibt es kaum einen Hersteller, der diese Listungs-Excel-Templates nicht nutzt, um manuell seine in seinem PIM-System gepflegten und qualitätsgesicherten Produktinformationen zu übertragen. Oft ist es sogar so, dass Hersteller einfach dieselbe Excel-Datei vom letzten Mal händisch um ein paar Zellen aktualisieren und diese dann als den aktuellen Stand an den Händler schicken.

Die Gründe für den Erfolg von Excel im Management von Produktinformationen sind sicherlich vielfältig. Zu den wichtigsten gehört sicherlich die Verbreitung von Excel: Heute kann man davon ausgehen, dass jeder im Geschäftsleben Zugriff auf das Programm oder ein vergleichbares Werkzeug hat, welches xlsx-Dateien bearbeiten kann. Hinzu kommt die Einfachheit von Excel. Excel ist wie ein kariertes Blatt Papier: Durch die Tabellenstruktur fällt es jedem Nutzer leicht, auch unter Zeitdruck strukturierte Daten aufzubereiten und zu erfassen. Man braucht kein Data Analyst oder Informatiker zu sein. Exceltabellen lassen sich auch als Formulare in der Kommunikation mit Kollegen oder Lieferanten nutzen und einfach per E-Mail versenden. Dass Excel an dieser Stelle aber auch viele gravierende Nachteile mit sich bringt, übersehen viele Unternehmen jedoch. Das Fehlen einer Qualitätssicherung der Daten und der sehr hohe manuelle Aufwand bei der Erstellung und Pflege sind wohl die Hauptschwierigkeiten im Umgang mit Excel.

Was also nun tun in einer Welt, in der praktisch jedes Unternehmen Excel an der einen oder anderen Stelle in seinem Produktinformationsmanagementprozess nutzt und man als einzelnes Unternehmen nur auf die eigenen Prozesse Einfluss hat, nicht jedoch darauf, was die eigenen Kunden von einem verlangen? Als Hersteller beziehungsweise Lieferant muss die Maxime sein, dass kein einziges Excel-Sheet mehr manuell ausgefüllt werden darf. Wenn die Kunden beziehungsweise der Handel Listungs-Sheets in Form von Exceldateien verlangen, müssen diese automatisiert aus der „Single-Source-of-Truth“ für Produktinformationen (üblicherweise ein PIM- oder notfalls auch einem ERP-System) ausgefüllt und versendet werden. Auf diese Weise werden nur noch qualitätsgesicherte Produktinformationen an die Kunden verteilt, und der Aufwand für die Mitarbeiter wird signifikant reduziert.

Für Händler ist die Aufgabe meist etwas komplexer, da hier unterschiedlichste Abteilungen von den Lieferanten Produktdaten per Excel einfordern. Dafür sind zunächst alle diese Abteilungen zu identifizieren und Prozesse zu etablieren, wie all diese Informationen über ein Lieferantenportal eingesammelt werden können. Das Lieferantenportal sollte dann verschiedene Möglichkeiten für die Lieferanten bieten, wie sie ihre Daten bereitstellen können – beispielsweise über ein User Interface zur manuellen Pflege, über Excel-Upload zur teilautomatisierten Bereitstellung oder über eine API und GDSN für die automatisierte Bereitstellung.

Eine weitere wichtige Aufgabe des Lieferantenportals ist die Sicherstellung der Qualität der bereitgestellten Produktinformationen. Das kann unter anderem über Pflichtfelder, zulässige Content-Typen, aber vor allem auch Geschäftsregeln passieren, wie zum Beispiel, dass das Gewicht der Palette mindestens so hoch sein muss wie das Gewicht der Kartons, die auf der Palette stehen, oder dass Bilder einen Freistellpfad und eine bestimmte Auflösung aufweisen.

Auf diese Art und Weise wird die Nutzung von Excel unternehmensintern und die damit verbundenen Nachteile von Qualitätsproblemen und hohem manuellen Aufwand eliminiert und trotzdem an der Schnittstelle zwischen Geschäftspartnern weiterhin unterstützt, solange dies notwendig ist.

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Picture credit © Rubaitul Azad on Unsplash