Dynamische Workflows als Erfolgsgarant

VON BENJAMIN RUND

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 1 2015)

Noch 1980 hatte Renault gerade mal zehn Modelle in seiner Fahrzeugpalette. 2014 hatte sich diese Zahl auf zwanzig verdoppelt. Das OEM-Portfolio enthielt in den 1980er-Jahren nicht nur weniger Fahrzeugtypen, die Automobile waren auch einfacher in ihrer Komplexität. Nicht die Zahl der Fahrzeuge im Portfolio eines Autoherstellers diktiert diese Komplexität. Es sind Faktoren wie Wettbewerb, neue Funktionen, Sicherheit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Globalisierung oder neue Technologien, die eine ebenso wichtige Rolle spielen.

Ein heute hergestelltes, typisches Fahrzeug enthält Tausende Funktionskomponenten, Zehntausende Teile, zig Millionen Zeilen Software-Code, und seine Teile werden von Tausenden von Herstellern weltweit geliefert. Zudem liegt die durchschnittliche Lebenszeit eines Fahrzeugs in einigen Märkten jetzt bei über zehn Jahren, was bedeutet, dass die Ersatzteile für solche Fahrzeuge über einen ähnlich langen Zeitraum verfügbar sein sollten. Es ist eindeutig, dass das Portfolio an Fahrzeugen und die Anforderungen an diese breiter und komplexer geworden sind. Folglich besteht die Notwendigkeit zur Verbesserung der Verwaltung eines komplexeren und globalen Systems von Fahrzeugen, Teilen und Lieferanten. Und die Komplexität nimmt zu.

Für einen Zulieferer im Automotive-Bereich hängen Wachstum und Rentabilität von der Fähigkeit ab, jede Komponente schnell und korrekt zu beschreiben sowie diese mit allen kompatiblen Fahrzeugen auf dem Markt und in mehreren Sprachen und Regionen zu verbinden. Die Komplexität der Zusammenhänge in Verbindung mit steigendem Volumen und der Vielfalt der Teile überfordert aktuelle IT-Systeme und Geschäftsprozesse. Ohne Veröffentlichung der korrekten und vollständigen Teile-Information über mehrere Kanäle leidet der Umsatz. Ebenso können sich Verzögerungen bei der Freigabe der Sortimentskataloge oder falsche Daten in Katalogen negativ auf den Umsatz auswirken. Die Fähigkeit, Informationen zu verwalten, hat sich als ein oft unterschätzter, aber kritischer Faktor zur Verkürzung der „time to market“-Periode für Ersatzteile erwiesen. Dieser Artikel beschreibt, wie Product-Information-Management-Lösungen die genaue Erstellung, Wartung, Lagerung und den Multi-Channel-Vertrieb aller benötigten Ersatzteilinformationen gewährleisten. 

Die Informatica PIM-Lösung ist speziell auf die Vererbung komplexer Hierarchien ausgelegt sowie auf Management und Erhalt von Beziehungen und genauen Attributwerten. Der Aufbau und das Nachvollziehen des Erstellungsprozesses ist allerdings nicht einfach. Viele der Aufgaben, die es derzeit gibt, erfolgen manuell und beinhalten eine große Anzahl von Excel-Tabellen und wenige formale Abläufe. Diese manuellen Tätigkeiten verlängern nicht nur die Dauer bis zur Einführung eines Produkts, sondern generieren auch Fehler in der Dokumentation. Ohne Dokumentation schleichen sich weitere Verzögerungen und Ungenauigkeit in die Prozesse und Daten ein, während die Agilität der Organisation und die Qualität des fertigen Katalogs untergraben werden. PIM bringt Struktur und Kontrolle in den Prozess der Einführung eines neuen Produkts. Komplexe Workflows können direkt erstellt werden, um so die verschiedenen Rollen während des Einführungsprozesses exakt abzubilden. Mehrere Benutzer mit verschiedenen Befugnissen und Profilen führen ihre eigenen Aufgaben durch. Da die Arbeitsabläufe abhängig von der Produktpalette oder Fahrzeugmarke variieren, können verschiedene, von Teil und Markt abhängige Workflows erstellt werden. Die Koexistenz mehrerer Workflows innerhalb des PIM schafft die notwendige Flexibilität, die es braucht, um auf die Anforderungen einzelner Märkte reagieren zu können.

Ein PIM mit einer eingebetteten, starken und flexiblen Workflow-Engine hat mehrere Vorteile für den Prozess der Einführung neuer Teile. Denn das Erstellen eines Produkts ist ein wichtiger Teil des Geschäftsprozesses. Allerdings ist es ebenso wichtig, diesen Teil mit den entsprechenden Verlinkungen zu Fahrzeugen zu versehen und die Genauigkeit in einem komplexen globalen Umfeld, mit mehreren Sprachen, unterschiedlichen Modellen und Regionen zu erhalten. Ein Ersatzteil, das nur mit Fahrzeugen verknüpft ist, die nicht mehr im Umlauf sind, kann keine Einnahmen erzeugen. Noch schlimmer ist es, wenn ein Teil auf falsche Fahrzeuge verweist und so die Verbraucher zu Fehlkäufen verleitet, da dies den Ruf des Unternehmens schädigen kann sowie Kosten durch den Rückgabeprozess oder gar Schäden entstehen können. Es ist ebenso wichtig, in der Lage zu sein, Teile, die keine Links zu Fahrzeugen enthalten, zu identifizieren. Ohne diese Links kann keine Nachfrage nach dem Ersatzteil entstehen und somit kein Umsatz. Die technischen Änderungen, die während der Lebenszeit des Fahrzeuges auftreten, sorgen dafür, dass weder die Produkthierarchie selbst noch die Zuordnung innerhalb dieser statisch sind. So ist das Erstellen von Teilen und deren Verlinkung mit Fahrzeugen ein fortlaufender Prozess und keine einmalige Tätigkeit. Es ist also wichtig, die richtigen Tools zu haben, mit denen man Produkte einfügen und entsprechend einbinden kann. Ein PIM bietet die Vollständigkeit der Daten und die Prüfung der Verknüpfung und stellt so sicher, dass die Verlinkung von Teilen und Fahrzeugen vollständig und genau ist. 

Autoersatzteile werden heute zwar immer noch hauptsächlich über Printkataloge abgesetzt. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt (und des Handels) werden elektronische Kataloge zwingend notwendig, um konkurrenzfähig zu bleiben. Elektronische Kataloge eröffnen Chancen, da Handelspartner diese auch auf eigenen Webseiten veröffentlichen und sie schnell an Zielmärkte angepasst werden können. Sie bieten auch die Möglichkeit, neue Ersatzteile noch vor der nächsten Version des Katalogs anzubieten. Gleichzeitig erscheinen auch Broschüren in verschiedenen Versionen, beispielsweise als Messeausgabe oder spezielle Trade Promotions mit Fahrzeugherstellern. PIM ist als Mehrkanal-Anwendung entwickelt und unterstützt sowohl Print- als auch digitale Kanäle gleich gut. Der integrierte Workflow innerhalb des PIM sorgt nicht nur für eine schnelle Erstellung von qualitativ hochwertigen Daten, sondern enthält auch Veröffentlichungsaufgaben. Webseiten, die die aktuellen (up to date) Informationen zu allen Teilen enthalten, werden so Standard. Da die Produktion von Print-Katalogen aufwendig ist, werden diese in der Regel nur einmal im Jahr produziert und sind somit nur schwer aktuell zu halten. Allerdings kann das PIM diesen Prozess beschleunigen, da es Daten laufend auf Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit hin überprüft sowie den Aufwand der manuellen Eingabe verringert. Die Erstellung und Produktion von Katalogen ist ein Bereich, in dem ein PIM enorme Wertsteigerungen durch Effizienzgewinne und die Genauigkeit der Daten bedeuten kann. Weil hochwertige Daten ständig vorhanden sind, wird die Produktion beschleunigt und kann nahezu auf Abruf erfolgen. 

Doch ob gedruckt oder digital, der Produktkatalog ist Teil der Außendarstellung des Unternehmens und ein wichtiger Umsatzträger. Er ist das primäre Mittel, um Kunden schnell und einfach auf das Produkt zu verweisen, das sie suchen, und erhöht so die Chance auf einen Verkauf. Das PIM sorgt dafür, dass Ihre Kunden immer die richtigen und vollständigen Informationen und Anwendungen zu einem Produkt vorliegen haben, unabhängig davon, welchen Katalog sie bevorzugen.

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Ben Rund
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